System zarządzania dokumentami

Firmy małe oraz te duże (a w zasadzie można by powiedzieć, że te duże w szczególności) potrzebują systemu zarządzania dokumentami. System zarządzania dokumentami, musi spełniać wiele wytycznych. Powinien umożliwiać sprawne poruszanie się po nim, czyli inaczej jego struktura powinna być jasna i czytelna. Powinien co za tym idzie mieć możliwość na znajdowanie dokumentów, z każdego okresu, dziedziny działalności firmy oraz działu. Kolejnymi wytycznymi dla takiego systemu, jest możliwość automatycznego archiwizowania dokumentacji, która nie jest już bezpośrednio potrzebna, ale istnieje możliwość, że kiedyś będzie trzeba do niej zajrzeć. System zarządzania dokumentami powinien być również wydajny. Składa się na to dobrze napisany program takiego systemu, jak i wysoko wydajne serwery. Wszystko powinno być proporcjonalne do rozmiarów firmy i ilości zarządzanych dokumentów.  Kolejnym czynnikiem powinna być redukcja kosztów. Każdy system wiąże się z kosztami. Ale system elektroniczny powinien być tańszy od klasycznego papierowego systemu.